Niszczenie dokumentów może mieć miejsce bezpośrednio w firmie, ale dostępne są również profesjonalne usługi outsourcingowe w tym zakresie. W pierwszym przypadku cała procedura ma charakter amatorski i często wiąże się z niedopełnieniem obowiązków, jakie na właścicieli firm nakłada ustawodawca. Czym natomiast wyróżnia się profesjonalne niszczenie dokumentów?
Jeszcze kilka lat temu wydawało się, że wystarczy zakupić wysokiej klasy niszczarkę do firmy, aby mówić o profesjonalnej utylizacji papierów. Tymczasem wprowadzone rozwiązania legislacyjne nie precyzują, w jaki sposób niszczyć dokumenty, a jedynie wskazują na efekty, jakie mają zostać osiągnięte. Podstawowym celem jest ochrona danych osobowych, niejawnych i innych chronionych przepisami prawa. Profesjonalne niszczenie dokumentów jest więc złożoną procedurą, którą realizują wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Z ofertą oddziału w Białymstoku można się zapoznać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/bialystok/. Firmy te dysponują odpowiednim sprzętem, a także zatrudniają osoby z dużą wiedzą i doświadczeniem. Dzięki temu utylizacja papieru i innych nośników danych jest w pełni bezpieczna.
W większości firm archiwa przepełnione są dokumentacją papierową. Gdy mija czas, po którym można ją zutylizować, jest ona transportowana do oddziału podmiotu zewnętrznego, który przejmuje na siebie obowiązek utylizacji. Sam transport musi być przeprowadzony w taki sposób, aby nie doszło do utraty żadnych papierów ani tym bardziej do wycieku danych. Następnie dokumenty trafiają do specjalnych niszczarek, które tną je na drobne kawałeczki, zgodnie z normą ISO 21964. Nad prawidłowym przebiegiem całej procedury czuwa wykwalifikowany personel. Na koniec ścinki są utylizowane w bezpieczny sposób, a zleceniodawca otrzymuje certyfikat potwierdzający zniszczenie akt.
Dokumenty mogą być dziś przechowywane nie tylko w wersji papierowej, ale też elektronicznej. Wiele firm korzysta już z tego rozwiązania prawnego, gdyż jest to dobry sposób na zaoszczędzenie sporej ilości miejsca. Jak natomiast niszczone są dokumenty elektroniczne? Tutaj procedura wygląda już nieco inaczej i składa się na nią:
Jednym z kluczowych elementów jest właśnie demagnetyzacja. Nie wystarczy zniszczyć nośnika, aby trwale pozbyć się danych w nim zawartych. Ta metoda nie jest więc ani bezpieczna, ani tym bardziej zgodna z obowiązującymi przepisami. Usługę niszczenia dokumentów elektronicznych również można zamówić - świadczy ją podmiot zewnętrzny, podobnie jak w przypadku utylizacji dokumentów papierowych. Rosnąca popularność dokumentacji cyfrowej sprawia, że usługa ta cieszy się coraz większą popularnością zwłaszcza, że demagnetyzacja we własnym zakresie właściwie nie jest możliwa.
