Radio Białystok | Reklama | Planowanie dnia pracy - jak zrobić to skutecznie w swojej firmie i na etacie?
Wszystko zaczyna się od dobrego planu. Jest jak czytelna mapa, dzięki której wiemy, jak się poruszać i bezproblemowo dotrzeć do celu. Planowanie jest tym bardziej ważne w firmie, gdzie wszystko musi być zapięte na ostatni guzik, aby organizacja mogła funkcjonować bez żadnych większych i mniejszych kolizji. Wiedzą o tym doskonale właściciele firm i menadżerowie zarządzający pracą ludzi. Ci najlepsi wiedzą, jak robić to skutecznie! Sprawdźmy, jakie mają na to sposoby!
Planowanie pracy własnej i zespołu to złożony proces, który wymaga mądrych i sprawdzonych działań. Tylko wtedy firma może funkcjonować efektywnie i osiągać założone cele, a pracownicy odczuwać sprawczość, stając się częścią czegoś większego. Planowanie powinno spajać, jednoczyć i wywoływać chęć do tego, by dążyć do wspólnego celu. To na pewno nie jest łatwe zadanie, zwłaszcza że pracownicy różnie podchodzą do swoich obowiązków, a czas zawsze nagli, co na pewno nie zachęca do zwiększonej motywacji, co gorsza - wręcz demobilizuje. To dlatego skuteczne planowanie pracy - czy to w swojej firmie, czy na etacie - jest tak kluczowe!
Planowanie dnia pracy zacznijmy od wyznaczenia celu lub celów, w zależności od tego, jakie wyzwania przed nami stoją. Warto je zanotować, by nie zbaczać za bardzo z kursu. Mając je spisane, łatwiej nam będzie się odnieść do tego, co już wykonaliśmy, a co jeszcze przed nami. Zdając sobie dokładnie sprawę z tego, co musimy dziś zrobić, łatwiej nam będzie ustalić priorytety i kolejność działań, odrzucając mniej znaczące sprawy, które tylko wprowadzają niepotrzebny zamęt.
Świetnie do tworzenia takich notatek nadają się specjalne podkłady na biurko, tzw. biuwary (dostępne pod adresem https://www.drukarniaonline.pl/product/print/1726/podklady-na-biurko). To wyjątkowe notesy o dużym formacie. Tak jak ich nazwa wskazuje - układa się je na biurku, by zawsze mieć pod ręką miejsce na szybkie notatki. Co ważne, na tego typu podkładach znajduje się logo firmy lub inne informacje, jakie wybierzemy.
To, co następnie powinniśmy zrobić, to spisać, w jaki sposób zamierzamy wykonać poszczególnie zadania. I tu doskonale sprawdzą się biuwary. To niezwykle istotne, bo jasne wytyczenie sposobów zajęcia się danymi powinnościami, pozwoli poradzić sobie z nimi nie tylko szybciej, ale i lepiej. Tempo w tym wypadku idzie w parze z dokładnością. Nie ma niekontrolowanego pośpiechu, który prowadzi niechybnie do komplikacji.
Co więcej, mając już wiedzę na temat, czym i jak dokładnie będziemy się zajmować, łatwiej też zaplanować koniec. Powinniśmy jednak brać siły na zamiary i nie doprowadzać do sytuacji, że nie zostawiamy sobie “buforu” czasowego potrzebnego na wykonanie zadań. Lepiej dać sobie trochę więcej czasu, niż zbyt optymistycznie podchodzić do planowanych zadań, a później tylko się rozczarować. Osoby odpowiedzialne za zarządzanie pracą ludzi w firmie, powinni doskonale wiedzieć, że rozpisywanie zadań co do minuty jest zawsze złym pomysłem. Zawsze trzeba wziąć pod uwagę nie tylko przerwy, ale i nieoczekiwane zdarzenia. Nieocenione są tu kalendarze biurkowe (znajdziesz je tu -> https://www.drukarniaonline.pl/product/print/1742/kalendarze-biurkowe), które ułatwiają zaplanowanie zadań i wyznaczenie ram czasowych na ich wykonane. Doświadczeni menadżerowie stosują zasadę 60:40, mówiącą o tym, że plan powinien dotyczyć jedynie 60% czasu, a resztę - 40% - pozostawmy na wspomniane wcześniej przerwy i awaryjne sytuacje. Pozwoli nam to spokojnie podejść do powinności, oszczędzi zniechęcenia i frustracji.
Żeby dopełnić obraz tego, jak powinniśmy zaplanować dzień pracy, należy dodać kilka ważnych uwag. Jedna z nich dotyczy restrykcji i elastyczności - tych dwóch skrajności, które nie powinny ze sobą walczyć, bo najważniejsze jest tu znalezienie złotego środka. To oznacza, żebyśmy z jednej strony nie byli zbyt restrykcyjni, z drugiej zaś zachowali elastyczność, ale nie na tyle, by ignorować harmonogram zadań. Inna dość ważka kwestia dotyczy asertywności. Jest dość kluczowa w dobrej organizacji pracy, gdyż dzięki niej prawdziwie skoncentrujemy się na swojej pracy i nie będziemy rozpraszać innymi sprawami. Lepiej wykonywać porządnie jedno zadanie, niż rozmieniać się na drobne. Pamiętajmy, że ciągłe przerywanie bardzo rozprasza, nie sprzyja skupieniu, a w konsekwencji wydłuża czas, w czasie którego wykonamy powierzoną nam powinność.
Od dobrze zaplanowanego dnia pracy zależy wiele, a zwłaszcza, czy funkcjonowanie firmy będzie płynne i niezakłócone, czy raczej pojawią się trudności rzutujące na wszystkie inne procesy. Jeśli jesteśmy za to odpowiedzialni, powinniśmy zatroszczyć się o to, żeby takie komplikacje się nie pojawiły.
