O tym z dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku dr Markiem Kietlińskim rozmawia Lech Pilarski.

Lech Pilarski: Zanim dojdziemy do pytania kiedy, najpierw powiedzmy, na jakim etapie jest wznoszenie tej nowej budowli przy ul. Mickiewicza?

Marek Kietliński: Budowla w zasadzie już jest zbudowana. Wszystkie instalacje są teraz odbierane. Pracuje również bardzo intensywnie komisja powołana przeze mnie z pracowników Archiwum, którzy chodzą po pomieszczeniu...

I dokonują tzw. odbioru.

Tzw. odbioru, tak. Patrzą też, w jakim stanie jest to wykonane. Jeżeli są jakieś poprawki, jest to wszystko spisywane i oczywiście będzie przekazane wykonawcy.

Czyli mamy ten etap wyposażania obiektu. 

Tak. To znaczy, obiekt jest już praktycznie wyposażony, my w tej chwili tylko sprawdzamy, czy zostało to zrobione zgodnie ze standardami i z umową, którą podpisaliśmy z wykonawcą. 

Ile to kosztowało?

Kosztowało to, z wyposażeniem, ze wszystkim, czyli pod klucz 19 mln 600 tys brutto. 

Czy też podatek musicie zapłacić? Mimo, że jesteście instytucją budżetową?

Nie, nie płacimy. Ale za wszystkie usługi i produkty oczywiście VAT jest płacony, także mówię brutto, żeby pokazać globalną kwotę, jaka została wydana, żeby ten obiekt powstał. 

Co jest wewnątrz? Ile tam się tego wszystkiego, czyli dokumentów zmieści?

Wewnątrz są pomieszczenia na ponad 25 osób. Zrobiliśmy przestronną pracownię naukową dla państwa, dla wszystkich naszych klientów, których już serdecznie zapraszamy. Oczywiście to rozciągnie się w czasie, otwarcie, o którym zaraz powiem, ale ta pracownia jest przestronna. Będą tam stanowiska tez multimedialne, więc będzie można korzystać z tych nowoczesnych narzędzi. Będzie sala ekspozycyjna. Będzie sala dla studentów, uczniów, bo chcemy też ich zapraszać. Będziemy prowadzić tam zajęcia, lekcje. Jest też specjalne pomieszczenie dla osób, które chcą przyjść, porozmawiać z archiwistą, jeżeli będzie jakaś sprawa potrzebna do omówienia, to też służymy, tak jak do tej pory.

To jest ta część otwarta. Następnie jest ta część, gdzie będą pracować pracownicy. W znacznie lepszych warunkach, niż na Rynku Kościuszki 4, gdzie przepiękny jest budynek, ale malutki i te 20 osób naprawdę trudno się w nim mieściło i pracowało w trudnych warunkach. 

I na pewno bardzo ważne są magazyny archiwalne, wykonane wedle standardów, tak, żeby to, do czego jesteśmy zobowiązani, a więc w bezpiecznych i optymalnych warunkach do przechowywania naszych skarbów, naszej spuścizny intelektualnej. Będą te warunki na pewno zapewnione. Są też tam narzędzia, dzięki którym będziemy mogli klimat regulować, ale są też bardzo dokładne czujniki, pomiary, że będziemy nawet co kilka minut mogli monitorować temperaturę i wilgotność. 

I przede wszystkim są to magazyny, które mieszczą w sobie 11 tys. metrów bieżących, a więc 11 tys. metrowych półek, na których zmieści się znacznie więcej dokumentów niż mamy teraz. 

No właśnie, te 11 tys. to jak zapełnicie? Kiedy przeniesiecie dokumenty z obecnej siedziby?

My mamy teraz zapełnione, w budynku przy Rynku Kościuszki 4 oraz w magazynach na ul. Skorupskiej ok. 4 km, około 350 tys. jednostek archiwalnych.

Ile będzie na tych jedno metrowych?

To będzie na razie 1/3. Z tym, że mamy pewnie drugie tyle na tzw. przedpolu archiwalnym, a więc w instytucjach, które z mocy prawa powinny nam te dokumenty po 25 latach od ich wytworzenia przekazywać do Archiwum Państwowego w Białymstoku. Nie ukrywam, że mieliśmy  spore i mamy spore zaległości ze względu na tę trudną sytuację lokalową, ale tak sądzę, że w ciągu 5 lat uporamy się z tym problemem i że przybędzie nam w ciągu tych 5 lat drugie tyle. 

A liczymy później, że ta powierzchnia wystarczy na 25 lat. Z tym, że budynek i działka zostały tak zaprojektowane, że już po tych 25 latach będzie można, naprawdę w niewielkich kosztach, zamknąć się i dostawić nowy moduł magazynowy i kolejny moduł magazynowy. 

A komputery nie zastąpią tego?

Nie, nie zastąpią. Proszę państwa, panie redaktorze, nie zastąpią, dlatego, że dokument elektroniczny wchodzi. Księgi metrykalne, te skarby, gdzie możemy szukać wiedzy o swoich przodkach, będą przez najbliższe 100 lat nam przekazywane, papierowe. Na pewno na razie dokument elektroniczny nie zastąpi papieru. 

Co się stanie z tym budynkiem przy Rynku Kościuszki?

Budynek jest własnością gminy Białystok. Myślę, że pan prezydent Truskolaski podejmie decyzję taką, że przekaże go jakiejś, czy to kulturalnej, czy swojej instytucji w mieście.

Przeniesie się z pałacyku gościnnego do archiwum?

To już pewnie pytanie do pana prezydenta. Nie wiem. Rozmawialiśmy o różnych wariantach. Ale ja nie jestem upoważniony, aby mówić, jaką decyzję podejmie pan prezydent. 

Kiedy zostanie archiwum przy ul. Mickiewicza uruchomione? Bo teraz, z tego co się orientuję, dokumenty poddawane są kwarantannie. 

Tak. To znaczy, teraz są to odbiory i poprawki. Natomiast bardzo intensywnie zaczynamy już przygotowywanie. To znaczy, to przygotowywanie do przenosin trwa już praktycznie od marca, dlatego, że liczymy te dokumenty, odpowiednio pudła zabezpieczamy, bo ze względu na to, że jest to budynek teraz nowy, czysty biologicznie, to musimy wszystkie te dokumenty, nie zawsze leżały w odpowiednich warunkach, poddać kwarantannie. Przepuścić przez tzw. komorę fumigacyjną, żeby usunąć skażenia mikrobiologiczne, żeby ich nie przenieść. Bo z tym naprawdę trudno się walczy. 

I lepiej, jak to się mówi, zapobiegać, niż później leczyć. Więc myślę, że ten proces przeprowadzki, ale i wielu rzeczy też z tego budynku, i pracowników, że potrwa. I jest bardzo dobra okazja, dlatego, że ja planuję, że otwarcie nowego obiektu połączymy z jubileuszem 65-lecia powstania Archiwum Państwowego w Białymstoku. Koniec maja, początek czerwca - będzie oficjalne otwarcie archiwum. 

Natomiast też dla państwa taka informacja, że nie zamierzamy zamykać naszego obiektu tutaj przy Rynku Kościuszki na czas przeprowadzki. W miarę możliwości będziemy udostępniać dokumenty.

| red: mag